Teletrabajo en Costa Rica: Guía Legal RRHH 2025
El teletrabajo se consolidó en Costa Rica como modalidad regular tras la Ley 9738 (2019) y su reforma al Código de Trabajo (artículos 15 bis, 18 bis y 100 bis). Sin embargo, implementar una política interna efectiva no solo exige redactar un documento: requiere alinearse con la legislación laboral, los criterios de la CCSS y las obligaciones fiscales del Ministerio de Hacienda. Esta guía para profesionales de RRHH le ofrece un marco práctico, con base normativa específica, para diseñar, comunicar y auditar políticas de teletrabajo que protejan tanto a la empresa como a la persona trabajadora.
1. Marco Legal: Ley 9738 y Reformas al Código de Trabajo
La Ley 9738 (2019) incorporó el teletrabajo como modalidad voluntaria y escrita. El artículo 15 bis del Código de Trabajo define el teletrabajo y exige un acuerdo escrito que especifique jornada, herramientas, y mecanismos de supervisión. El artículo 18 bis establece que el teletrabajador tiene los mismos derechos y obligaciones que el presencial, incluyendo salario, vacaciones y riesgos laborales. El artículo 100 bis regula la jornada: se respeta el máximo legal de 8 horas diarias o 40 semanales, con derecho a desconexión digital (artículo 18 bis, inciso c). Para RRHH, es crítico que el contrato o anexo indique si el teletrabajo es total, parcial o híbrido, y que se registre ante el Ministerio de Trabajo (MTSS) como anexo al contrato, aunque no requiere aprobación previa.
2. Obligaciones ante la CCSS: Seguridad Social y Riesgos Laborales
La CCSS exige que el teletrabajador esté asegurado igual que un trabajador presencial. Debe reportarse el salario real (artículo 27 del Reglamento del Seguro de Salud) y cotizar para IVM, SEM y ENAS. En caso de accidente laboral en el hogar, aplica el Reglamento de Seguro de Riesgos del Trabajo (decreto 33058-MTSS). La empresa debe verificar que el lugar de teletrabajo cumpla condiciones mínimas de ergonomía y seguridad (artículo 18 bis, inciso d). RRHH debe actualizar el formulario de inscripción patronal (D-01) y reportar cambios de domicilio laboral si aplica. Además, la CCSS recomienda incluir en la política un procedimiento para reportar accidentes y una declaración jurada del trabajador sobre su espacio de trabajo. No hacerlo puede generar recargos o contingencias en caso de inspección.
3. Aspectos Fiscales ante Hacienda: Gastos, Deducciones y Comprobantes
El Ministerio de Hacienda no regula el teletrabajo en sí, pero sí los gastos asociados. Para la empresa, los pagos por internet, electricidad o equipo son deducibles si se justifican como gastos necesarios (artículo 8 de la Ley del Impuesto sobre la Renta). Sin embargo, si la empresa reembolsa gastos al trabajador, debe documentarse con facturas electrónicas (comprobantes) a nombre de la empresa. No existe un criterio oficial sobre si estos reembolsos constituyen salario, por lo que RRHH debe coordinar con contabilidad para evitar que Hacienda los considere renta gravable. Además, si la empresa opta por dar un monto fijo para gastos, debe incluirse en el cálculo del aguinaldo y deducciones de CCSS, según criterio de la Dirección General de Tributación. Se recomienda llevar un control de horas y gastos para sustentar la deducción.
4. Diseño de una Política Interna de Teletrabajo: Claves Prácticas
Una política efectiva debe incluir: (a) elegibilidad y procedimiento de solicitud, conforme al artículo 15 bis; (b) jornada y franjas de disponibilidad, respetando el derecho a desconexión; (c) provisión de equipo y reembolso de gastos, definiendo si es salario o no; (d) medidas de seguridad de la información y confidencialidad (Ley 8968); (e) protocolo de salud ocupacional en el hogar; y (f) evaluación de desempeño y comunicación. La política debe ser comunicada por escrito y firmada por ambas partes. RRHH debe actualizarla anualmente y capacitar a supervisores para evitar discriminación entre teletrabajadores y presenciales. Además, se debe designar un responsable de cumplimiento ante la Inspección de Trabajo. La política debe incluir mecanismos para resolver conflictos y terminar la modalidad (preaviso de 30 días según el artículo 15 bis, inciso e).
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¿Es obligatorio tener un contrato escrito para teletrabajo en Costa Rica?
Sí, el artículo 15 bis del Código de Trabajo exige que el acuerdo de teletrabajo conste por escrito, ya sea en el contrato inicial o en un anexo. Debe detallar jornada, herramientas, supervisión y condiciones. La falta de acuerdo escrito puede considerarse incumplimiento laboral.
¿El teletrabajador tiene derecho a horas extra?
Sí, si labora más de la jornada ordinaria (8 horas diarias o 40 semanales), se pagan horas extra con los recargos del artículo 139 del Código de Trabajo. El control de tiempo es responsabilidad del empleador, quien debe implementar mecanismos de registro.
¿Puede la empresa deducir gastos de internet y electricidad del teletrabajador?
La empresa puede deducir como gasto si paga esos servicios directamente o reembolsa con factura a su nombre. Si el reembolso es un monto fijo sin sustento, Hacienda podría considerarlo renta gravable. Consulte con un contador y documente cada pago.
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