Procedimiento Disciplinario Laboral en Colombia: Guía RRHH 2025
El procedimiento disciplinario es uno de los procesos de gestión humana que más riesgos legales implica si no se ejecuta conforme a la ley. En Colombia, la Corte Constitucional ha reiterado que el derecho al debido proceso aplica también en las relaciones laborales privadas, por lo que todo empleador debe seguir un ritual mínimo antes de imponer una sanción. Esta guía práctica está dirigida a profesionales de RRHH que necesitan aplicar correctamente el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), respetar el reglamento interno de trabajo, y conocer las implicaciones tributarias y de formación que tienen el SENA y la DIAN en estos casos.
1. Fundamento legal y debido proceso
El artículo 115 del CST faculta al empleador para sancionar faltas graves, pero siempre con apego al reglamento interno de trabajo (RIT), el cual debe estar registrado ante el Ministerio del Trabajo. El debido proceso, según el artículo 29 de la Constitución y la Sentencia C-593 de 2014, exige: comunicación escrita de los cargos, plazo razonable para responder, derecho a presentar descargos con acompañamiento si se desea, y decisión motivada. En RRHH, esto implica documentar cada paso: memorando de apertura, notificación personal, análisis de pruebas y acta de sanción. No cumplir este protocolo puede generar nulidad de la sanción y eventual despido injusto, con indemnización del artículo 64 del CST.
2. Faltas y sanciones: escala y límites
El artículo 116 del CST limita las sanciones a: amonestación escrita, suspensión hasta por 8 días para trabajadores que ganen hasta 1 salario mínimo, y hasta 2 meses para quienes ganen más. La falta debe estar tipificada en el RIT. Para aplicar una sanción, se debe graduar según gravedad y reincidencia. La DIAN, en su rol de ente fiscal, no regula sanciones laborales, pero los pagos de nómina (incluidas suspensiones) afectan la retención en la fuente y aportes parafiscales. El SENA, por su parte, exige que la formación de aprendices se rija por su propio reglamento, que incluye faltas disciplinarias, pero el empleador debe seguir el procedimiento del SENA y no el interno.
3. Procedimiento paso a paso para RRHH
1) Verifique que la falta esté en el RIT y que la sanción no exceda el límite legal. 2) Elabore el pliego de cargos con hechos detallados, fecha y pruebas. 3) Notifique personalmente al trabajador y entréguele copia, dándole un término de 5 días hábiles para descargos (plazo sugerible, no legal). 4) Realice la audiencia de descargos si el trabajador lo solicita. 5) Evalúe pruebas y alegatos. 6) Emita decisión motivada por escrito, notificándola personalmente. 7) Si es suspensión, registre en el sistema de nómina la novedad ante el SENA y la EPS. Recuerde que el despido disciplinario requiere además el preaviso de 15 días (art. 64 CST) y el pago de prestaciones proporcionales.
4. Riesgos, jurisprudencia y buenas prácticas
El error más común es sancionar sin dar oportunidad de defensa, lo que la Corte Suprema de Justicia (Sent. SL4438-2021) ha considerado violatorio del debido proceso. Otro riesgo es aplicar sanciones no contempladas en el RIT o desproporcionadas. Para evitarlo, actualice el RIT cada 2 años y capacite a supervisores. En cuanto al SENA, si un aprendiz comete falta, el empleador debe informar al coordinador del programa para que se aplique el reglamento del aprendiz, no la sanción interna. La DIAN no interviene en procedimientos disciplinarios, pero recuerde que las sanciones pecuniarias al trabajador no son deducibles como gasto de nómina. Buenas prácticas: documente todo, actúe con inmediatez y aplique la misma medida ante hechos similares para evitar discriminación.
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¿Qué pasa si no hago un procedimiento disciplinario antes de despedir a un trabajador?
Si el despido se basa en una falta grave pero no se realizó el debido proceso (cargos, descargos, decisión motivada), el despido será declarado ineficaz o injusto, y deberá pagar la indemnización del artículo 64 del CST, además de eventuales salarios moratorios (art. 65).
¿Cuántos días debe dar para descargos en un procedimiento disciplinario?
La ley no fija un término exacto, pero la jurisprudencia y la práctica recomiendan entre 3 y 5 días hábiles. El plazo debe ser razonable y permitir al trabajador preparar su defensa. Si el RIT establece un término, debe cumplirse.
¿Puede el SENA sancionar a un aprendiz por faltas cometidas en la empresa?
No directamente. La empresa debe reportar la falta al SENA o al coordinador del programa, y es el SENA quien aplica su reglamento disciplinario (Acuerdo 7 de 2012). El empleador solo puede terminar la relación de aprendizaje si el SENA lo autoriza.
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