Liquidación de Nómina en Colombia: Guía Legal y Financiera 2025
La liquidación de nómina en Colombia no es un simple cálculo aritmético: es un ejercicio de cumplimiento legal que integra el Código Sustantivo del Trabajo (CST), los aportes parafiscales administrados por el SENA y las retenciones exigidas por la DIAN. Para profesionales de finanzas, un error de cálculo puede generar sanciones costosas. Esta guía te ofrece el marco normativo vigente, paso a paso, con precisión técnica y enfoque práctico para que optimices tus procesos de nómina y evites contingencias.
1. Salario Base y Elementos del CST
El punto de partida es el salario pactado, que no puede ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente (SMLMV). Según el artículo 127 del CST, constituyen salario no solo la remuneración ordinaria, sino también las propinas, comisiones y recargos permanentes. Para liquidar correctamente, debes identificar el salario base de cotización (SBC) que incluye el auxilio de transporte (para quienes ganan hasta 2 SMLMV, según Decreto 1072 de 2015). El artículo 128 permite que algunos pagos no constituyan salario, pero deben estar expresamente pactados por escrito. Clasifica cada ingreso para evitar errores en prestaciones sociales y seguridad social.
2. Prestaciones Sociales: Prima, Cesantías e Intereses
El CST (artículos 249 al 306) establece tres prestaciones principales: 1) Prima de servicios (30 días de salario por año, pagada en dos cuotas: junio y diciembre), calculada proporcionalmente al tiempo trabajado. 2) Cesantías (un mes de salario por año, consignadas en un fondo antes del 14 de febrero del siguiente año, Ley 50 de 1990). 3) Intereses sobre cesantías (12% anual pagados directamente al trabajador antes del 31 de enero). Para calcular, usa la fórmula: (salario base + auxilio de transporte) * días trabajados / 360. Recuerda que el trabajador debe llevar más de 3 meses para tener derecho a prima completa, pero se calcula proporcional desde el primer día.
3. Aportes Parafiscales: SENA, ICBF y Caja de Compensación
Los aportes parafiscales son obligaciones del empleador. Según la Ley 1607 de 2012, los empleadores que tengan más de 10 trabajadores y cuyos ingresos superen 3.500 UVT deben pagar: 3% al SENA, 3% al ICBF y 4% a la Caja de Compensación Familiar (Ley 21 de 1982). Sin embargo, la Ley 1607 eliminó estos aportes para empleadores con menos de 10 trabajadores o ingresos inferiores a 3.500 UVT. La base es el total de la nómina mensual (salarios + auxilio de transporte). Calcula estos porcentajes sobre el valor total devengado, sin incluir prestaciones sociales. Verifica tu clasificación según la planta de personal para aplicar la exención correcta.
4. Retención en la Fuente y Seguridad Social DIAN
La DIAN exige retener a los empleados que ganen más de 95 UVT mensuales (aprox. $4.500.000 en 2025). Usa el procedimiento del artículo 383 del Estatuto Tributario: depura el ingreso gravable (restando aportes a salud y pensión), aplica la tabla de retención vigente y resta los valores por conceptos como intereses de vivienda o dependientes. Además, la seguridad social (EPS y AFP) se liquida con el 4% que paga el empleado y el 8.5% (salud) y 12% (pensión) que paga el empleador (Ley 100 de 1993). No olvides la ARL según el riesgo. La precisión en la retención evita sanciones por inexactitud. Para profesionales, recomiendo usar software contable actualizado con las tablas DIAN.
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¿Cómo se calcula la prima de servicios para un trabajador que lleva 4 meses?
Según el artículo 306 del CST, la prima se paga proporcionalmente. Fórmula: (salario base + auxilio de transporte) * días trabajados / 360. Para 4 meses (120 días) con un salario de $1.300.000 + $162.000 de auxilio, el cálculo sería: ($1.462.000 * 120) / 360 = $487.333. Se paga en la primera quincena de junio y diciembre.
¿Qué pasa si mi empresa tiene menos de 10 empleados, debo pagar SENA e ICBF?
No. La Ley 1607 de 2012, artículo 114, exime del pago de aportes parafiscales (SENA 3%, ICBF 3%) a los empleadores que tengan menos de 10 trabajadores o cuyos ingresos anuales sean inferiores a 3.500 UVT. Sin embargo, sí debes pagar el 4% de Caja de Compensación Familiar si tienes al menos un empleado, a menos que estés exento por ley. Verifica tu situación específica.
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