Guía de Procedimientos de Terminación Laboral en Colombia para RRHH
La terminación de un contrato de trabajo en Colombia es un proceso crítico que exige cumplir con normas del Código Sustantivo del Trabajo (CST), obligaciones ante el SENA (parafiscales) y la DIAN (retenciones y seguridad social). Un error puede generar demandas costosas o sanciones. Esta guía te ofrece un paso a paso claro, citando artículos clave del CST, la Ley 50 de 1990 y las resoluciones vigentes de la DIAN, para que gestiones cada salida con seguridad jurídica y profesionalismo.
1. Causales y Tipos de Terminación (CST, Art. 61 y 62)
El Artículo 61 del CST enumera las causas de terminación: mutuo acuerdo, expiración del término, renuncia del trabajador, despido justo o sin justa causa, y terminación por decisión del empleador en casos de liquidación. El Artículo 62 detalla las justas causas del empleador (incumplimientos graves) y del trabajador (ej. cambio unilateral de condiciones). Para RRHH es clave distinguir entre despido con justa causa (requiere demostración y carta de despido con hechos) y sin justa causa (genera indemnización). La Ley 50 de 1990 modificó el régimen de indemnización (Art. 28, 64). Ejemplo: si el trabajador renuncia, no hay indemnización, pero sí preaviso (Art. 47). Documenta siempre la causal por escrito.
2. Preaviso y Plazos Legales (CST, Art. 47 y 49)
El preaviso es obligatorio en contratos a término fijo: el empleador debe avisar con 30 días de anticipación si no renovará el contrato (Art. 46 CST). Si no se avisa, se entiende prorrogado por un período igual. Para renuncia, el trabajador debe dar aviso con 30 días (Art. 47), y si no lo hace, puede perder el 15% del salario mensual como sanción (Art. 48). En despidos sin justa causa no se requiere preaviso, pero sí indemnización. RRHH debe calcular plazos exactos y enviar comunicaciones por escrito (correo certificado o notificación personal) para evitar litigios. La DIAN exige que el preaviso no afecte la retención en la fuente del último mes.
3. Liquidación de Prestaciones Sociales y Vacaciones (CST, Arts. 186-192, 249-254)
Al terminar el contrato, el empleador debe pagar: cesantías (Art. 249) e intereses a las cesantías (Art. 99 Ley 50/1990), prima de servicios (Art. 306), vacaciones proporcionales (Art. 186-192), y salarios pendientes. El cálculo incluye el auxilio de transporte si aplica. La liquidación debe realizarse dentro de los 30 días siguientes a la terminación (Art. 65 CST), de lo contrario se genera indemnización moratoria. Para RRHH, es vital usar la calculadora oficial o verificar con el Ministerio de Trabajo. Las cesantías se consignan a un fondo (ej. Porvenir, Protección) antes del 14 de febrero del siguiente año, pero en la liquidación se entregan directamente al trabajador si no ha sido consignada.
4. Obligaciones ante SENA y DIAN: Parafiscales y Retención
En la terminación, el empleador debe: (1) Pagar los aportes parafiscales al SENA, ICBF y Cajas de Compensación del último mes trabajado, calculados sobre el salario base (Ley 1607 de 2012, Art. 23). (2) Ante la DIAN, practicar la retención en la fuente sobre la liquidación (salarios, cesantías, intereses) según la Tabla de Retención vigente (Resolución 000022 de 2024). Las cesantías e intereses están exentos hasta ciertos límites (Estatuto Tributario, Art. 206). (3) Generar la certificación de ingresos y retenciones (Resolución 000022) para el trabajador. Además, se debe reportar la novedad de retiro ante la EPS y AFP dentro de los 2 días hábiles. RRHH debe coordinar con contabilidad para evitar sanciones de la DIAN (multas por no declarar retenciones).
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¿Qué pasa si no pago la liquidación en 30 días?
Según el Art. 65 del CST, si el empleador no paga la liquidación dentro de los 30 días siguientes a la terminación, deberá pagar al trabajador un día de salario por cada día de retardo (indemnización moratoria). Además, puede generar intereses moratorios e interponer una demanda laboral.
¿Cómo se calcula la retención en la fuente sobre la liquidación?
La DIAN exige aplicar la tabla de retención vigente sobre la base gravable, que incluye salarios, prima y vacaciones, pero excluye cesantías e intereses hasta el tope legal (Art. 206 E.T.). Debes usar la Resolución 000022 de 2024 y reportar el valor en la certificación de ingresos.
¿Qué obligaciones tengo con el SENA al despedir a un empleado?
Debes pagar los aportes parafiscales del último mes (SENA, ICBF, Caja de Compensación) antes de la terminación. Si el trabajador estaba activo durante el mes, el aporte se calcula proporcionalmente. No pagar genera intereses y sanciones de la UGPP.
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