Procedimiento de Terminación Laboral en Ecuador: Guía RRHH 2025
La terminación de la relación laboral en Ecuador exige un cumplimiento riguroso de normas legales para evitar demandas y sanciones. Esta guía para profesionales de RRHH resume los pasos esenciales: identificar la causa justa (Art. 172 del Código del Trabajo), emitir el acta o carta de despido, calcular y pagar haberes (Art. 185), notificar al IESS la novedad de salida (dentro de 15 días) y reportar al SRI la fecha de cese para la declaración de impuesto a la renta. Un error en el proceso puede derivar en el pago de indemnizaciones adicionales (Art. 188). Aquí te mostramos cómo hacerlo correctamente.
1. Causas y requisitos previos
Antes de cualquier terminación, verifique que exista una causa justa contemplada en el Art. 172 del Código del Trabajo (ej. incumplimiento grave, disminución de producción, etc.) o que se trate de un despido intempestivo (Art. 184). Documente todas las faltas con memorandos y evaluaciones. Si la causa es mutuo acuerdo, se requiere un acta firmada por ambas partes ante un inspector de trabajo o notario (Art. 181). Para contratos a plazo fijo, revise la fecha de vencimiento (Art. 179) y notifique con al menos 15 días de anticipación si no se renovará. No olvide que el trabajador tiene derecho a réplica y a defensa previa en caso de despido disciplinario.
2. Elaboración del acta y carta de terminación
Redacte un acta de terminación o carta de despido que especifique: fecha, causa legal invocada (con artículo exacto del Código del Trabajo), hechos concretos y firma del empleador o su representante. Si es por mutuo acuerdo, el acta debe incluir la renuncia voluntaria o el acuerdo de terminación, y el pago de todos los derechos (Art. 185). En caso de despido intempestivo, la carta debe entregarse personalmente o mediante notario, y se debe dejar constancia de la recepción. Evite términos vagos; un acta mal redactada puede ser anulada judicialmente. Guarde copia del documento y del comprobante de entrega.
3. Cálculo y pago de liquidación
La liquidación debe incluir: remuneraciones pendientes, décimo tercer y cuarto proporcional (Arts. 111 y 113), vacaciones no gozadas (Art. 69), y fondos de reserva si aplica (Art. 196). Si el despido es intempestivo, añada la indemnización del Art. 188: tres remuneraciones completas por el primer año o fracción, más un mes por cada año adicional, con tope de 12 meses. Para contratos a plazo fijo, indemnización por daños y perjuicios (Art. 188, inciso 2). Pague mediante transferencia o cheque, y entregue el rol de liquidación firmado. El no pago oportuno genera recargos e intereses (Art. 96).
4. Notificaciones al IESS y SRI
Dentro de los 15 días hábiles posteriores al cese, el empleador debe registrar la novedad de salida en la plataforma del IESS (Sistema de Historia Laboral), adjuntando el acta o carta. Esto suspende las obligaciones patronales y permite al trabajador acceder a cesantía o jubilación. Paralelamente, en el SRI, debe actualizar la fecha de terminación en el Registro Único de Contribuyentes (RUC) y presentar la declaración de impuesto a la renta en relación de dependencia del trabajador por el periodo laborado. La falta de aviso al IESS puede generar multas (Art. 21 de la Ley de Seguridad Social). Verifique que el trabajador no tenga deudas pendientes con la empresa para emitir el finiquito.
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¿Qué pasa si no notifico al IESS dentro de los 15 días?
El empleador puede ser sancionado con multas que van desde una a tres remuneraciones básicas unificadas, según el Art. 21 de la Ley de Seguridad Social. Además, se mantienen las obligaciones de aportes hasta que se registre la novedad.
¿Es obligatorio pagar la indemnización del Art. 188 en un despido con causa justa?
No, si el despido se basa en una causa justa debidamente comprobada y se sigue el procedimiento del Art. 172, no procede la indemnización. Sin embargo, el empleador debe pagar la liquidación completa (haberes, vacaciones, etc.).
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