Retención en la Fuente sobre Salarios en Colombia: Procedimientos 1 y 2
La retención en la fuente sobre pagos laborales es la obligación del empleador de descontar mensualmente un anticipo del Impuesto sobre la Renta de sus empleados y pagarlo a la DIAN [Estatuto Tributario, arts. 383 al 389]. Existen dos procedimientos de cálculo: el Procedimiento 1 (retención mensual fija usando la tabla de rangos en UVT) y el Procedimiento 2 (retención variable basada en el porcentaje calculado semestralmente). El empleador elige el procedimiento al inicio del año.
Procedimiento 1: retención mensual según tabla UVT
En el Procedimiento 1, cada mes el empleador calcula la retención de manera independiente. Pasos: (1) determinar el pago mensual gravable (salario + prestaciones gravadas); (2) restar las deducciones admitidas del mes (aportes obligatorios salud, pensión, FVP/AFC hasta límites, intereses vivienda, medicina prepagada, deducción por dependientes); (3) obtener el ingreso mensual gravable en pesos; (4) convertirlo a UVT del año vigente; (5) aplicar la tabla de retención para rentas de trabajo [Estatuto Tributario, art. 383] [DIAN]. La tabla tiene rangos en UVT con tarifas marginales desde 0% hasta el 39%. La retención resultante se multiplica por la UVT para convertir de nuevo a pesos.
Procedimiento 2: porcentaje fijo calculado semestralmente
En el Procedimiento 2, el empleador calcula un porcentaje fijo de retención en los meses de junio (para el segundo semestre) y diciembre (para el primero del año siguiente) [Estatuto Tributario, art. 386] [DIAN]. El porcentaje se calcula: ingresos laborales promedio de los últimos 12 meses × 13 (para proyectar al año) − deducciones anuales promitidas = ingreso gravable anual; se aplica la tabla anual de retención; el impuesto anual ÷ 12 ÷ ingreso promedio mensual × 100 = porcentaje de retención. Ese porcentaje se aplica fijo a cada pago mensual del semestre siguiente. Es más predecible para el trabajador pero puede generar diferencias si el salario cambia significativamente.
Deducciones que reducen la base de retención laboral
Los empleados pueden solicitar al empleador que aplique las siguientes deducciones para reducir la retención [Estatuto Tributario, art. 387] [DIAN]: aportes obligatorios a salud y pensión (son deducibles de pleno derecho); deducción por dependientes: hasta el 10% del ingreso bruto mensual, máximo 32 UVT/mes [DIAN], por hijos u otros dependientes económicos; intereses en créditos hipotecarios o leasing habitacional: hasta 100 UVT anuales [DIAN]; pagos de medicina prepagada y seguros de salud: hasta 16 UVT mensuales [DIAN]; pagos a AFC (Ahorro para Fomento a la Construcción) y FVP (Fondos de Pensiones Voluntarios): hasta el 30% del ingreso gravable, tope conjunto de 3.800 UVT anuales [DIAN].
Rentas exentas laborales: el 25% de exención
Las rentas de trabajo tienen una exención del 25% del ingreso neto gravable [Estatuto Tributario, art. 206 N°10] [DIAN]. Esta exención se aplica después de restar los aportes obligatorios (salud y pensión). El tope de la exención del 25% es de 240 UVT mensuales [DIAN]. Adicionalmente, las cesantías y sus intereses están exentos del impuesto de renta para trabajadores que ganen hasta determinado límite [DIAN]. Las indemnizaciones por despido sin justa causa también tienen tratamiento especial (exentas hasta cierto monto para trabajadores con sueldo inferior a determinado umbral [DIAN]).
Pago de la retención laboral: F350 y plazos
La retención laboral (y las demás retenciones en la fuente) se declara y paga mensualmente mediante la Declaración de Retención en la Fuente [Estatuto Tributario, art. 604] [DIAN]. El formulario es el F350. Los vencimientos son entre el 6 y el 25 del mes siguiente al período de retención, según el último dígito del NIT del agente retenedor [DIAN]. Si el empleador no practicó retención o la practicó de menos, la DIAN puede exigirle el pago más intereses moratorios. El empleado que detecta que no le practicaron retención suficiente debe ajustar en su declaración de renta, si está obligado a declararla.
Certificado de ingresos y retenciones (Formato 220)
Al final del año (con plazo hasta el 31 de marzo del año siguiente), el empleador debe expedir el certificado de ingresos y retenciones (Formato 220) a cada empleado [Estatuto Tributario, art. 378] [DIAN]. Este certificado detalla: el total de pagos laborales del año, las deducciones aplicadas, la retención practicada y los aportes a seguridad social. Es el documento que el empleado usa para preparar su declaración de renta (si está obligado) y para acreditar ante la DIAN los ingresos y retenciones del año. Emitirlo tarde o con errores genera multas para el empleador.
Cómo te ayuda OficioIA
El agente de Finanzas e Impuestos de OficioIA calcula la retención laboral mensual usando el Procedimiento 1, aplica las deducciones informadas por el empleado (salud, pensión, dependientes, medicina prepagada, intereses hipotecarios), convierte el ingreso a UVT con el valor del año vigente y determina la tarifa de la tabla de retención aplicable.
Calcular retención laboral según mis deduccionesPreguntas frecuentes
¿Un empleado puede cambiar de Procedimiento 1 a Procedimiento 2 en mitad del año?
No. Una vez el empleador elige el procedimiento al inicio del año, lo aplica durante todo el año. El Procedimiento 2 tiene dos momentos de recálculo (junio y diciembre), pero no se puede cambiar de procedimiento dentro del mismo período anual [DIAN]. Al inicio del siguiente año el empleador puede optar por el otro procedimiento.
¿Los bonos y comisiones pagan retención igual que el salario?
Depende del tipo de pago. Los bonos constitutivos de salario (que forman parte de la remuneración habitual) se suman al salario mensual y se les aplica la tabla de retención [Estatuto Tributario, art. 383] [DIAN]. Los pagos no constitutivos de salario (beneficios en especie, algunos bonos ocasionales no habituales) pueden tener tratamiento diferente. Los pagos laborales indirectos (auxilios, beneficios) que superen el 40% del total de la remuneración son constitutivos de salario y van a la base de retención [Código Sustantivo del Trabajo, art. 128].
¿Qué es la deducción por dependientes y quiénes califican?
La deducción por dependientes permite descontar hasta el 10% del ingreso bruto mensual (máximo 32 UVT/mes [DIAN]) por tener a cargo personas dependientes [Estatuto Tributario, art. 387, parágrafo 2°]. Califican como dependientes: los hijos hasta 18 años, o hasta 23 años si están estudiando, o sin límite de edad si tienen dependencia económica por factores físicos o psicológicos; el cónyuge o compañero permanente sin ingresos o con ingresos inferiores a 260 UVT anuales [DIAN]; padres o hermanos que dependan económicamente del trabajador. El empleado debe informar por escrito al empleador quiénes son sus dependientes para que aplique la deducción.
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