Contabilidad Electrónica en México: Catálogo de Cuentas, Balanza y XML SAT
La contabilidad electrónica obliga a ciertos contribuyentes a llevar su contabilidad en sistemas electrónicos y a enviar al SAT tres tipos de archivos XML periódicamente: el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y, en caso de revisión, las pólizas contables [Código Fiscal de la Federación, art. 28, fracc. III y IV]. El objetivo es que el SAT pueda auditar la información contable de forma automatizada sin necesidad de revisar en papel.
Quiénes están obligados a contabilidad electrónica
Están obligados a llevar contabilidad electrónica y enviar archivos al SAT: las personas morales del régimen general (sin importar el monto de ingresos); las personas físicas con actividad empresarial o profesional cuyos ingresos del ejercicio inmediato anterior superaron los 4 millones de pesos [SAT]. Los contribuyentes del RESICO con ingresos hasta ese monto NO están obligados a contabilidad electrónica [SAT]. El Régimen de Incorporación Fiscal (RIF, que ya no existe para nuevos) tampoco estaba obligado. El Simples Nacional equivalente (RESICO) tiene la misma exención para PFs con ingresos hasta 4 MDP [SAT].
El catálogo de cuentas: agrupador SAT
El catálogo de cuentas es el listado de todas las cuentas contables del contribuyente, con un código 'agrupador SAT' que relaciona cada cuenta con la clasificación estándar del SAT [SAT]. El SAT publicó un catálogo agrupador con cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos y gastos. El contribuyente debe mapear sus propias cuentas (o las del software contable) al código agrupador SAT correspondiente. El catálogo se envía por primera vez y luego solo cuando hay cambios. El envío es por el portal del SAT (buzón tributario) usando la firma electrónica (FIEL/e.firma).
Balanza de comprobación mensual: qué es y cuándo se envía
La balanza de comprobación es el resumen de todos los movimientos y saldos de cada cuenta contable en el período [SAT]. Para contabilidad electrónica, se envía mensualmente al SAT con los saldos iniciales, los débitos, los créditos y los saldos finales de cada cuenta. El plazo de envío es el mes siguiente al período que se reporta, específicamente: entre el 25 y el último día natural del mes siguiente para personas morales, y entre el 26 y el último día natural del mes siguiente para personas físicas [SAT]. La balanza de diciembre (que cierra el ejercicio) tiene un plazo especial extendido.
Pólizas contables: solo a petición del SAT
Las pólizas contables (el detalle de cada asiento contable, con sus partidas y el CFDI vinculado) solo se deben enviar cuando el SAT las solicita en el marco de una auditoría, revisión de declaración o solicitud de devolución [CFF, art. 28, fracc. IV]. No se envían mensualmente de forma preventiva. Cuando el SAT las requiere, fija un plazo para la entrega. Las pólizas en XML deben incluir el UUID de los CFDI relacionados con cada operación, lo que permite al SAT cruzar la contabilidad con las facturas electrónicas emitidas y recibidas.
Formato XML y herramientas para generarlo
Los archivos de contabilidad electrónica deben cumplir los esquemas XSD (XML Schema Definition) publicados por el SAT [SAT]. El SAT publica los formatos en su portal. La mayoría de los softwares contables comerciales (CONTPAQi, Aspel COI, NOI, SAE, Microsip) ya generan los archivos en el formato correcto. Los archivos deben comprimirse en formato ZIP antes de enviarse por buzón tributario. El SAT también ofrece una aplicación gratuita (CONTABILIDAD ELECTRÓNICA SAT) para contribuyentes con baja complejidad contable [SAT].
Consecuencias del incumplimiento
No enviar la contabilidad electrónica en tiempo o enviarla con errores técnicos o de contenido puede generar multas [CFF, art. 83 y 84] [SAT]. La multa por no ingresar información al sistema o ingresarla con alteraciones puede ser significativa [SAT]. Además, el SAT puede determinar presuntivamente los ingresos del contribuyente si no puede verificar la contabilidad, lo que generalmente resulta en un ajuste fiscal a pagar. Los errores en el catálogo de cuentas (mal mapeado al agrupador SAT) pueden generar inconsistencias que el SAT detecta al cruzar con los CFDI.
Cómo te ayuda OficioIA
El agente de Finanzas e Impuestos de OficioIA aclara qué archivos debe enviar el contribuyente según su régimen y nivel de ingresos, revisa si el catálogo de cuentas está correctamente mapeado al agrupador SAT, verifica los plazos de envío de la balanza mensual y orienta sobre qué hacer cuando el SAT solicita las pólizas en una revisión.
Revisar mis obligaciones de contabilidad electrónica SATPreguntas frecuentes
¿Los CFDI deben vincularse a las pólizas contables?
Sí. Cuando el SAT solicita las pólizas, éstas deben incluir el UUID (folio fiscal) del CFDI correspondiente a cada operación [SAT]. Esto permite al SAT cruzar automáticamente la contabilidad con los CFDI emitidos y recibidos para verificar que todos los ingresos facturados estén registrados contablemente y viceversa. El software contable debe estar configurado para capturar el UUID del CFDI en el momento del registro de cada operación.
¿Qué pasa si mi software contable no genera el XML en el formato SAT?
El software contable debe actualizar sus exportaciones de acuerdo con los esquemas XSD vigentes del SAT [SAT]. Si tu software no los genera correctamente, debes exigir una actualización al proveedor (es su obligación contractual si ofrece módulo de contabilidad electrónica) o migrar a un software que sí los genere. También puedes usar la aplicación gratuita del SAT para contribuyentes con baja complejidad. Enviar archivos con formato incorrecto resulta en rechazo por el buzón tributario del SAT.
¿La contabilidad electrónica aplica para RESICO personas morales?
Sí. Las personas morales en RESICO (desde 2022) están obligadas a la contabilidad electrónica al igual que las del régimen general, porque son personas morales [SAT]. Las únicas exentas de contabilidad electrónica son las personas físicas con ingresos hasta 4 millones de pesos (en RESICO personas físicas u otros regímenes con ese límite). Las personas morales no tienen ese umbral de ingresos para exentarse: todas deben enviar catálogo, balanza y pólizas a petición [SAT].
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