Cesantías e Intereses en Colombia: Cálculo, Liquidación y Consignación al Fondo
Las cesantías son una prestación social que equivale a un mes de salario por cada año trabajado (o proporcional por fracción de año) [Código Sustantivo del Trabajo, arts. 249 al 258]. Bajo el régimen actual (Ley 50 de 1990), las cesantías se liquidan anualmente (al 31 de diciembre) y el empleador debe consignarlas al fondo de cesantías elegido por el trabajador antes del 14 de febrero del año siguiente. Los intereses sobre cesantías del 12% anual se pagan directamente al trabajador entre el 1° y el 31 de enero.
Base de cálculo de las cesantías
Las cesantías se calculan sobre el salario base del trabajador, que incluye: salario ordinario mensual, salario variable (comisiones, horas extra, recargos si son habituales), auxilio de transporte si el trabajador devenga hasta 2 SMMLV [VERIFICAR SMMLV vigente] [MinTrabajo]. No integran la base: pagos no constitutivos de salario pactados en contrato escrito, bonificaciones ocasionales no habituales, viáticos permanentes (que el trabajador no rinde cuentas). Fórmula: Cesantías = (Salario mensual × días trabajados en el período) / 360.
Liquidación anual al 31 de diciembre
Bajo el régimen de la Ley 50 de 1990 (que aplica a la mayoría de trabajadores vinculados desde 1991 en adelante), las cesantías se liquidan anualmente al 31 de diciembre de cada año [Ley 50/1990, art. 99] [MinTrabajo]. El empleador calcula el valor de cesantías correspondiente al período del 1° de enero al 31 de diciembre (o al período trabajado si el trabajador ingresó durante el año). A ese monto se le aplica el auxilio de transporte si corresponde. El empleador no retiene las cesantías: las deposita en el fondo elegido por el trabajador.
Consignación al fondo de cesantías: 14 de febrero
El empleador tiene plazo hasta el 14 de febrero del año siguiente para consignar las cesantías liquidadas al 31 de diciembre en el Fondo de Cesantías al que esté afiliado el trabajador [Ley 50/1990, art. 99] [MinTrabajo]. Los fondos de cesantías son entidades financieras vigiladas por la Superintendencia Financiera (Porvenir, Protección, Colfondos, etc.). Si el empleador no consigna a tiempo, debe pagar una sanción de un día de salario por cada día de mora desde el 15 de febrero hasta el efectivo pago [CST, art. 99, parágrafo]. Esta sanción puede ser muy onerosa para empleadores que retrasen la consignación varios meses.
Intereses sobre cesantías del 12% anual
Adicionalmente a las cesantías, el empleador debe pagar intereses sobre las cesantías del 12% anual sobre el saldo acumulado al 31 de diciembre [Ley 52 de 1975] [MinTrabajo]. El pago de intereses se hace directamente al trabajador (no al fondo) entre el 1° y el 31 de enero del año siguiente. Si el contrato termina antes del 31 de diciembre, los intereses se calculan proporcionalmente al tiempo trabajado. Fórmula: Intereses = (Cesantías acumuladas × 12% × días trabajados en el año) / 360. El no pago de intereses genera la misma sanción moratoria que el no pago de cesantías.
Retiro parcial de cesantías: cuándo está permitido
El trabajador puede retirar parcialmente las cesantías del fondo antes de terminar el contrato para fines específicos [CST, art. 256] [MinTrabajo]: adquisición de vivienda o mejora de la que ya tiene (compra, construcción, ampliación, reparación); matrícula del trabajador o sus hijos en instituciones de educación superior. El retiro parcial requiere autorización del Ministerio del Trabajo o del inspector de trabajo, o acudir directamente al fondo con la documentación que acredite el destino autorizado. El saldo que no se retira sigue acumulando en el fondo y generando intereses.
Régimen anterior a la Ley 50: cesantías retroactivas
Los trabajadores vinculados antes del 1° de enero de 1991 que no se acogieron al régimen de la Ley 50/1990 están en el régimen tradicional de cesantías retroactivas: el valor se calcula sobre el último salario al momento de la liquidación final (no sobre el salario de cada año) [CST, art. 253]. Esto puede resultar en montos significativamente mayores si el trabajador ha tenido aumentos salariales. Hoy en día muy pocos trabajadores están en este régimen. Los empleadores con empleados antiguos del régimen retroactivo deben provisionarlo contablemente porque es una deuda que crece con cada aumento de salario.
Cómo te ayuda OficioIA
El agente de Finanzas e Impuestos de OficioIA calcula las cesantías al 31 de diciembre para cada trabajador según los días laborados y el salario base (incluyendo el auxilio de transporte si corresponde), calcula los intereses del 12% anual a pagar en enero, y determina la sanción moratoria si la consignación se hizo fuera del plazo del 14 de febrero.
Calcular cesantías e intereses de mis empleadosPreguntas frecuentes
¿Las cesantías pagan retención en la fuente?
Las cesantías pagadas a la terminación del contrato laboral son ingresos exentos del impuesto sobre la renta hasta determinado límite en UVT [Estatuto Tributario, art. 206, N°4] [DIAN]. Los intereses sobre cesantías pagados en enero tampoco son gravados con retención. Sin embargo, si el trabajador retira parcialmente las cesantías del fondo para compra de vivienda, ese retiro sí puede estar sujeto a retención dependiendo del nivel de ingresos del trabajador.
¿Qué pasa con las cesantías si el empleador quiebra?
Bajo el régimen de la Ley 50/1990, las cesantías ya consignadas en el fondo están a salvo aunque el empleador quiebre, porque están en una entidad financiera independiente [Ley 50/1990] [MinTrabajo]. Si el empleador no había consignado las cesantías del último período (entre el 31 de diciembre y la quiebra), son una acreencia de primera clase en el proceso concursal. Por eso la consignación oportuna al 14 de febrero es tan importante: protege al trabajador en caso de insolvencia del empleador.
¿Se pueden acordar cesantías parciales a favor del empleador durante el contrato?
No. Las cesantías son irrenunciables y no pueden transarse ni cederse mientras el contrato esté vigente [CST, art. 340]. Cualquier acuerdo por el que el empleado 'renuncia' o 'devuelve' cesantías durante la vigencia del contrato es nulo de pleno derecho. Solo se pueden retirar del fondo para los fines específicos autorizados (vivienda y educación) y siguiendo el procedimiento legal.
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