Requisitos Contables para PyMEs en México: Guía 2025
Las PyMEs en México enfrentan un entramado regulatorio complejo: el SAT exige contabilidad electrónica, el IMSS vigila el registro patronal, la LFT impone obligaciones laborales y las NOM-STPS regulan la seguridad en el trabajo. Un error contable puede derivar en multas de hasta $40,000 MXN o créditos fiscales. Esta guía te ofrece un panorama claro y actualizado para que tu PyME cumpla sin contratiempos.
1. Obligaciones Fiscales ante el SAT
Toda PyME debe presentar su contabilidad electrónica conforme al Código Fiscal de la Federación (CFF, Art. 28) y la Resolución Miscelánea Fiscal. Esto incluye: registrar ingresos, egresos, inversiones y deducciones en el catálogo de cuentas del SAT. Además, es obligatorio emitir CFDI 4.0 por todas tus ventas (Art. 29 CFF) y declarar mensualmente (ISR, IVA) y anualmente (declaración anual). Desde 2025, el SAT puede requerir la contabilidad en tiempo real vía Buzón Tributario. No presentar contabilidad o hacerlo con errores genera multas de $1,810 a $40,000 MXN (Art. 83 CFF).
2. Cumplimiento ante el IMSS
Las PyMEs deben inscribirse en el Registro Patronal (Art. 251 de la Ley del Seguro Social, LSS) dentro de los 5 días hábiles posteriores al inicio de operaciones. Cada mes, debes presentar el SUA (Sistema Único de Autodeterminación) para calcular y pagar las cuotas obrero-patronales (Art. 39 LSS). Es obligatorio llevar un registro de asistencia y controlar los días laborados. Si tienes trabajadores, deberás dar de alta a cada empleado ante el IMSS (Art. 15 LSS) y pagar las cuotas (5.5% por riesgo de trabajo, 20.40% por cesantía). Omisiones generan recargos y multas de hasta 40% de las cuotas omitidas.
3. Obligaciones Laborales según la LFT
La Ley Federal del Trabajo (LFT) exige a toda PyME llevar un expediente laboral por cada empleado, incluyendo contrato individual (Art. 25 LFT), y un sistema de control de asistencia (Art. 132, fracc. VII). En materia contable, debes provisionar y pagar: salarios, aguinaldo (Art. 87 LFT), vacaciones y prima vacacional (Art. 76 y 80), y utilidades (PTU, Art. 117). Además, es obligatorio emitir recibos de nómina (CFDI de nómina) y conservarlos por 5 años. La falta de pago de prestaciones genera multas de 50 a 5000 veces la UMA (Art. 1002 LFT).
4. Seguridad y Salud: NOM-STPS aplicables
Las NOM-STPS (Normas Oficiales Mexicanas de la Secretaría del Trabajo) imponen requisitos de seguridad que impactan la contabilidad: por ejemplo, la NOM-030-STPS-2009 obliga a contar con un programa de seguridad y salud en el trabajo, y la NOM-035-STPS-2018 (factores de riesgo psicosocial) requiere evaluaciones y registros. Si tu PyME tiene más de 15 trabajadores, debes constituir la Comisión de Seguridad e Higiene (NOM-019-STPS-2011). Estos documentos pueden ser requeridos en auditorías y su ausencia genera multas de hasta $200,000 MXN (Art. 304 LFT).
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¿Qué pasa si no presento mi contabilidad electrónica al SAT?
La omisión es sancionada con multas que van de $1,810 a $40,000 MXN (Art. 83 CFF), además de posibles recargos e intereses. El SAT puede requerirla en cualquier revisión electrónica y bloquear tu facturación.
¿Cómo calculo las cuotas del IMSS para mis empleados?
Debes usar el SUA (Sistema Único de Autodeterminación) del IMSS. Se calculan sobre el Salario Base de Cotización (SBC), que incluye salario, prestaciones y aguinaldo. Las cuotas varían por riesgo de trabajo y prestaciones (Art. 39 LSS).
¿Qué NOM-STPS debo cumplir como PyME?
Depende del tamaño y actividad. Las más comunes son NOM-030 (programa de seguridad), NOM-035 (riesgos psicosociales) y NOM-019 (comisiones de seguridad). Si tienes más de 15 trabajadores, la NOM-019 es obligatoria.
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