Cómo crear una PYME en Colombia: Guía legal y tributaria 2025
Iniciar una PYME en Colombia exige cumplir con normativas del Código Sustantivo del Trabajo (CST), obligaciones ante el SENA y la DIAN. Este artículo te orienta sobre los pasos críticos, desde la constitución legal hasta la contratación de empleados y la elección del régimen tributario, minimizando riesgos y aprovechando beneficios como el Régimen Simple de Tributación (RST).
1. Constitución legal y registro mercantil
Para formalizar tu PYME, debes constituir una sociedad (SAS es la más ágil según Ley 1258 de 2008) o registrar tu empresa como persona natural. El primer paso es inscribirte en la Cámara de Comercio y obtener el Registro Único Tributario (RUT) ante la DIAN. La SAS permite responsabilidad limitada y evita la solidaridad laboral. Además, debes inscribir la empresa ante el SENA, ICBF y caja de compensación familiar dentro de los 30 días siguientes a la inscripción mercantil (art. 12 Ley 21 de 1982). Sin este registro no podrás contratar empleados legalmente.
2. Obligaciones laborales según el CST
El Código Sustantivo del Trabajo (CST) exige que todo contrato laboral sea escrito (art. 38) y que se paguen prestaciones sociales: cesantías (art. 249), intereses a las cesantías (art. 99), prima de servicios (art. 306) y vacaciones (art. 186). Para PYMEs con menos de 10 empleados, se puede pactar jornada laboral de 46 horas semanales (Ley 2101 de 2021). Además, debes afiliar a tus trabajadores a EPS, ARL y fondo de pensiones desde el primer día. El incumplimiento genera sanciones moratorias y demandas laborales.
3. Beneficios y aportes al SENA
Toda empresa con más de 10 trabajadores o activos superiores a 35.000 UVT debe pagar al SENA el 2% de la nómina mensual (art. 3 Ley 21 de 1982). Sin embargo, los pequeños negocios pueden acceder a programas gratuitos de formación y asesoría técnica del SENA para fortalecer su productividad. La inscripción en el Registro Único Empresarial (RUE) te permite acceder a descuentos en cursos. Además, el SENA ofrece líneas de emprendimiento con capital semilla y acompañamiento en innovación. No confundas el aporte parafiscal con los servicios gratuitos: estar al día en el pago te habilita como beneficiario.
4. Régimen tributario: DIAN y RST
Desde 2019, el Régimen Simple de Tributación (RST, Ley 1943 de 2018) es ideal para PYMEs: unifica impuesto de renta, IVA y retención en una sola declaración mensual o bimestral. Para ingresos brutos anuales inferiores a 100.000 UVT (aprox. $400 millones en 2025), puedes optar por este régimen, que reduce cargas administrativas. Si superas ese umbral, deberás llevar contabilidad completa y declarar renta como régimen ordinario (arts. 1.5.1.1. y siguientes DUR 1625 de 2016). La DIAN exige facturación electrónica obligatoria desde 2022 para todos los comerciantes (Resolución 000165 de 2023).
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¿Puedo contratar empleados sin estar inscrito en el SENA?
No. La inscripción ante el SENA (y caja de compensación) es obligatoria dentro de los 30 días posteriores al registro mercantil. Si contratas sin hacerlo, asumes multas del Ministerio del Trabajo y debes pagar aportes retroactivos con intereses moratorios.
¿Qué diferencia hay entre RST y régimen ordinario para una PYME?
El RST (Régimen Simple) unifica renta, IVA y retención en una sola declaración con tarifas progresivas según ingresos (hasta 100.000 UVT). El régimen ordinario exige contabilidad completa, depuración de costos y deducciones, y tarifas de renta del 35% sobre utilidad. Para PYMEs pequeñas, el RST es más simple y conveniente.
¿Qué prestaciones sociales debo pagar a un empleado de tiempo completo?
Según el CST: cesantías (8.33% del salario mensual), intereses a cesantías (12% anual sobre el valor acumulado), prima de servicios (8.33% semestral) y vacaciones (4.17% anual). Además, el empleador asume el 9% de pensión, 8.5% de salud y aportes a ARL según riesgo.
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